Fonctionnement de CELIA

Comment fonctionne le service

A quoi sert ce service ?

Grâce à ce service, l’employeur public transmet le dossier complet à la Dreets dont il relève et qui est en charge du dépôt du contrat, et de suivre l'état de votre dossier.

Qui sont les utilisateurs de ce service ?

•  Les employeurs publics : définis selon leur catégorie juridique (ex: Service central d'un ministère, Département, Collectivité territoriale, Établissement d'hospitalisation, Syndicat inter hospitalier, …) ;
•  Les Centres de Formation des Apprentis (CFA), qui visent le contrat.

Que comprend le dossier complet à transmettre via ce service ?

Le dossier complet comporte :

• les rubriques du formulaire renseignées : toutes les informations demandées sont nécessaires à l’instruction du dossier
• l’attestation de l’employeur quant à l’éligibilité du maître d’apprentissage à cette fonction (matérialisée par la case à cocher sur le formulaire) ;
• la convention d’aménagement de durée, le cas échéant

Quels sont les délais de dépôt et de traitement ?

Au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent la date de début de l’exécution du contrat, l’employeur public transmet à la direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités (DDETS) compétente le dossier complet. (contrat d’apprentissage dématérialisé, convention de financement conclue avec le CFA, convention tripartite d’aménagement de la durée du contrat, le cas échéant).
À réception du contrat, la DDETS vérifie le respect des conditions que celui-ci satisfait aux conditions suivantes :
l’éligibilité de la formation à l’apprentissage (art. L. 6211-1 code du travail) ;

• L’âge de l’apprenti (art. L. 6222-1 à L. 6222-3 code du travail) ;
• La rémunération réglementaire de l’apprenti (art. D. 6222-26 à D. 6222-33 du Code du travail).

La DDETS statue sur le dépôt du contrat dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l’ensemble des documents mentionnés ci-dessus. Le silence gardé par la DDETS pendant 20 jours vaut acceptation. Si le dépôt du contrat d’apprentissage est refusé, les parties au contrat et le CFA en sont informés et le motif de refus est précisé.

Est-ce que la dématérialisation concerne tous les secteurs ? Tous les CFA sont-ils concernés ?

Sont concernés : les employeurs publics des 3 versants (et tous les CFA avec des apprentis dans le secteur public).

Est-ce qu'un utilisateur peut saisir des contrats pour différents sites ?

Oui. Il suffira de saisir le SIRET du site concerné dans la rubrique employeur du contrat. Pas besoin de recréer un compte pour chaque site.

Quelles sont les garanties de la plateforme en termes de sécurité et de respect du RGPD ?

La plateforme a fait l'objet d’une décision homologation le 31 mars 2022 qui atteste de la robustesse de l’application d’un point de vue cybersécurité, et la protection des données personnelles de vos utilisateurs et des apprentis.

Comment éviter la double saisie pour les employeurs publics qui doivent passer par la plateforme CELIA et qui en parallèle doivent remplir les plateformes des CFA ? 

La DGEFP essaie de pousser les CFA à utiliser une plateforme commune, CELIA, qui de plus est la seule reliée à AGECAP / DECA.

Les CFA, ont-ils besoin de créer un compte CELIA pour déposer les contrats, sachant qu'une fois que l'organisme public leur envoie le numéro d'accord CNFPT, le CFA doit le saisir au plus vite sur le CNFPT.

Bien que la création d'un compte CELIA ne soit pas obligatoire, il est recommandé que les CFA en créent un pour déposer les contrats. La circulation DRRETS doivent être faits en parallèle une fois les éléments transmis au CNFPT pour identifier le contrat.

Nous faisons nos contrats sur YPAREO. Est-ce que nous devons également faire la saisie sur CELIA ?

Il est actuellement préférable d'utiliser CELIA, car il n'y a pas de connexion entre les ERP (YPEARO ou autre) des CFA. Cela signifie que les informations ne sont pas automatiquement transférées entre les différents systèmes utilisés par les CFA et l'application en charge d'instruire les dossiers. Par conséquent, il est recommandé de saisir les informations relatives aux contrats sur CELIA afin de s'assurer que toutes les informations sont correctement transmises. Même si vous utilisez présentement YPAREO pour créer vos contrats, il est conseillé de saisir aussi ces informations sur CELIA pour garantir que vos dossiers soient traités rapidement.

Pour la saisie des informations du CERFA, y a-t-il une passerelle entre les ERP des CFA et CELIA ?

Il est pour le moment préférable d'utiliser CELIA, car il n'y a pas de connexion entre les ERP (YPEARO ou autre) des CFA. Cela signifie que les informations ne sont pas automatiquement transférées entre les différents systèmes utilisés par les CFA et l'application en charge d'instruire les dossiers. Par conséquent, il est recommandé de saisir les informations relatives aux contrats sur CELIA afin de s'assurer que toutes les informations sont correctement transmises. Même si vous utilisez actuellement YPAREO pour créer vos contrats, il est conseillé de saisir également ces informations sur CELIA pour garantir que vos dossiers soient traités rapidement.

Quelle est la différence entre la plateforme Celia et celle de l'espace Apprentissage du CNFPT ?

La principale différence entre la plateforme CELIA et l'espace Apprentissage du CNFPT réside dans leur objectif et leur utilisation. CELIA est une plateforme destinée à la gestion des contrats d'apprentissage, tandis que l'espace Apprentissage du CNFPT est une plateforme pour la gestion des formations des agents des collectivités territoriales.  En termes de conformité, CELIA est le seul système pour la gestion des contrats d'apprentissage et leur télétransmission auprès l'organisme en charge de l'instruction du dossier. Tandis que l'espace Apprentissage est utilisé pour la formation professionnelle des agents publics et le financement des formations, mais n'est pas conçu pour la gestion des contrats d'apprentissage. 

Quel est le processus d'enregistrement du contrat entre CELIA, le CFA et le CNFPT ?

Le processus d'enregistrement du contrat d'apprentissage implique plusieurs étapes entre CELIA, le CFA et le CNFPT. Tout d'abord, le CFA ou l'employeur doit créer un compte sur la plateforme CELIA pour pouvoir y créer et transmettre le contrat d'apprentissage.  Le CFA ou l'employeur doit ensuite saisir les informations liées au contrat sur l'application du CNFPT pour demander son accord préalable de financement. 

Avec la saisie sur CELIA, une demande d'accord préalable au CNFPT est-elle toujours obligatoire ?

Oui, cela reste toujours obligatoire.

Les infos saisies sur CELIA sont-elles automatiquement transmises à la plateforme du CNFPT ?

Non pas encore. Nous travaillons dans ce sens avec le CNFPT pour pouvoir leur transmettre les informations sur contrat.